Bürokratie abbauen, Prozesse erleichtern TU-Projekt „Mit leichtem Gepäck“ fördert einen nutzerzentrierten Blick auf die Verwaltungsprozesse im Hochschulalltag

Wie lassen sich Prozesse im Universitätsalltag vereinfachen? Wie kann Verwaltung praxisnäher, effizienter und nutzerorientierter gestaltet werden? Mit dem Projekt „Mit leichtem Gepäck“ geht die Technische Universität Braunschweig neue Wege, um die internen Abläufe systematisch weiterzuentwickeln. Über 50 Mitarbeitende aus Verwaltung, Technik und Wissenschaft starteten am 6. Mai in ein praxisnahes Projekt – mit dem Ziel, bürokratische Hürden im Arbeitsalltag gezielt abzubauen und spürbare Entlastung zu schaffen. Initiiert wurde das Projekt von Dietmar Smyrek, Hauptberuflicher Vizepräsident für Personal, Finanzen und Hochschulbau.

Über 50 Mitarbeitende aus Verwaltung, Technik und Wissenschaft starteten am 6. Mai in das praxisnahe Projekt. Bildnachweis: Silja Klemenz/TU Braunschweig

„Mit leichtem Gepäck“ setzt auf konkrete Verbesserungen, die von den Mitarbeitenden selbst entwickelt werden. Ein zentrales Prinzip ist die vielfältige Zusammensetzung der Teams: Mitarbeitende aus Verwaltung, Fakultäten und Wissenschaftsmanagement bringen unterschiedliche Perspektiven ein. Gemeinsam entwickeln sie Lösungen, die alltagstauglich, nachvollziehbar und direkt anwendbar sind.

Der Projektansatz ist ko-kreativ angelegt – das heißt: Die Teams arbeiten auf Augenhöhe, unterstützt durch methodische Impulse aus dem Projekthaus der TU Braunschweig. Ideen werden frühzeitig getestet und weiterentwickelt – statt bis zur Perfektion durchgeplant zu werden. „Uns ist wichtig, dass die Teams dort starten, wo sie mit ihrer eigenen Expertise stehen. Wir begleiten sie mit Struktur und Impulsen – aber ohne Vorgaben“, erklären Sarah Zerwas und Madita Olvermann vom Projekthaus. „Statt zu sagen: ‚So müsst ihr es machen‘, fragen wir: ‚Was braucht ihr, um weiterzukommen?´“

Auftakt mit klarem Versprechen

„Wir beginnen dieses Projekt mit dem Versprechen: Die Ideen, die Sie einbringen, werden gehört – und sie werden getestet“, betonte Dietmar Smyrek beim Projektstart. „Ich werde Ihnen ein Testumfeld schaffen, in dem Sie in einem geschützten Rahmen – aber im Realbetrieb – ausprobieren können, was möglich ist.“

Nach einem Überblick zum Vorgehen durch die Prozessbegleiterinnen ging es direkt in die inhaltliche Arbeit: In neun Teams wurde unmittelbar an der Schärfung konkreter Herausforderungen gearbeitet.

Der Ablauf des Projekts „Mit leichtem Gepäck“ erfolgt in drei Etappen:

1. Verstehen & Einordnen: In der Analysephase werden Prozesse aus Sicht der Nutzenden betrachtet. Ziel ist es, Hürden und Verbesserungsmöglichkeiten gemeinsam zu identifizieren.
2. Ideen entwickeln & testen: Ab Oktober 2025 präsentieren die Teams erste Prototypen, die im Arbeitsalltag ausprobiert, rückgekoppelt und weitergedacht werden können
3. Umsetzen & bewerten: Was sich bewährt, wird im Realbetrieb weitergeführt. Nicht funktionierende Ansätze werden angepasst oder verworfen.

Erste Stimmen aus der Praxis

Die Rückmeldungen zum Projektauftakt zeigen: Der Bedarf ist groß, die Motivation hoch.

„Ich war wirklich angetan von der Aufmachung der Veranstaltung. Es war spürbar, dass das hier nicht nur gut gemeint ist, sondern tatsächlich sinnvoll werden kann“, so Ronald Liesegang, Senior Enterprise DMS Administrator im GITZ.

„Einige Themen wurden schon länger diskutiert – jetzt können wir sie konkretisieren. Der Motivationsschub ist da – den müssen wir jetzt nutzen!“, ergänzt Martin Mahnkopf, Leiter der Internen Revision und Organisationsentwicklung.

Auch Stephan Rehfeld, Datenschutzbeauftragter der TU Braunschweig, begrüßt den partizipativen Ansatz: „Mitgestalten statt ertragen – das trifft es für mich. Ich hoffe, dass das Projekt frischen Wind in unsere Abläufe bringt – denn davon habe ich ganz konkret etwas.“

Perspektive über das Projekt hinaus

„Mit leichtem Gepäck“ ist bewusst als zeitlich befristetes Vorhaben mit klarem Ergebnisfokus angelegt. Gleichzeitig soll es eine neue Haltung zur Prozessgestaltung fördern – im Sinne der Changemaker-Kultur an der TU Braunschweig, die auf Eigeninitiative und Gestaltungslust setzt. Als Teilvorhaben der Initiative „Spaces for the Bold“ wird „Mit leichtem Gepäck“ durch das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) gefördert.

Der Titel bringt dabei das Ziel auf den Punkt: Ballast abwerfen, vorhandene Ressourcen nutzen und gemeinsam losgehen – direkt, klar und mit gegenseitiger Unterstützung. Bürokratie wird nicht grundlos abgebaut, sondern gezielt dort, wo sie Prozesse ausbremst – ohne dabei Sicherheit und Verlässlichkeit zu verlieren.